December 17, 2018

Dear Families,

Starting January 8, 2019, all Harvard CUSD 50 buildings will utilize a new visitor management system called Raptor. The system is designed to increase safety for our students and staff by screening visitors, contractors, and volunteers. Surrounding districts use the system daily, and we are pleased to bring the technology to Harvard.

What does this mean for me?
You will need to bring a government-issued ID or driver’s license when you’re visiting your child’s school for any period. The electronic system will replace the current paper sign-in sheets.

Accepted forms of ID include:

• Driver’s Licence

• Consular ID

• Passport Card

• Active Military Card

• Green Card

• State Identification Card

The system only scans your name, date of birth and photo for comparison with a national database of registered sex offenders and any private alerts at the school. Additional visitor information is not gathered, and no data will be shared with any outside company

What if I don’t have a government-issued ID?
Our Central Office can issue you a designated district ID that will grant you access to buildings. You can provide proof of identification through a letter from your employer, letter from your landlord, letter from medical care provider or transcript identifying you.

How does it work?
The system checks the visitor’s name and date of birth for comparison with a national database of registered sex offenders. The registered sex offender database is the only official database checked by the Raptor system. No other data from the ID is gathered or recorded, and the information is not shared with any outside agency. Once an entry is approved, the system will issue a badge that identifies the visitor, the date, and the purpose of the visit.

What if I’m dropping off my child, homework or lunch? Do I still need to sign in?
A visitor’s badge is not necessary for those who visit our schools to drop off an item in the office or pick up paperwork. The new process grants access into the school beyond the main office.

What if I forget my ID?
If you forget your ID the building administrator will meet with you to create a plan for your visit.

The safety of our students is our highest priority. The new system allows us to identify persons who may present a danger to students.

Thank you for your understanding and support.

Queridas familias,

A partir del 8 de enero de 2019, todos los edificios de Harvard CUSD 50 utilizarán un nuevo sistema de manejo para visitantes llamado Raptor. El sistema está diseñado para aumentar la seguridad de nuestros estudiantes y personal seleccionando los visitantes, contratistas y voluntarios. Los distritos cercanos usan el sistema diariamente, y nos complace traer esta tecnología a Harvard.

¿Qué significa esto para mi?

Deberá traer una identificación expedido por el gobierno o una licencia de conducir cuando visite la escuela de su hijo por cualquier período. El sistema electrónico reemplazará las hojas actuales de registro en papel.

Deberá traer una identificación dada por el gobierno cuando visite la escuela de su hijo/a durante cualquier período.

Las formas aceptadas de identificación incluyen:

• Licencia de manejar

• ID consular/matricula

• Tarjeta de pasaporte

• Tarjeta militar activa

• Permiso de residencia

• Tarjeta de identificación del estado

El sistema solo escanea su nombre, fecha de nacimiento y foto para compararlos con una base de datos nacional de delincuentes sexuales registrados y alertas privadas de la escuela. No se recopila información adicional para los visitantes, y no se compartirán datos con ninguna compañía externa.

¿Qué pasa si no tengo una identificación expedida por el gobierno?

Nuestra Oficina Central puede expedir una identificación del distrito designada que le otorgará acceso a todos los edificios. Puede proveer un comprobante de identificación a través de una carta de su empleador, una carta de su propietario, una carta del proveedor de atención médica o una transcripción que lo identifique.

¿Como funciona?

El sistema verifica el nombre y la fecha de nacimiento del visitante para comparar con una base de datos nacional de delincuentes sexuales registrados. La base de datos de delincuentes sexuales registrados es la única base de datos oficial verificada por el sistema Raptor. No se recopila ni registra ningún otro dato de la ID, y la información no se comparte con ninguna agencia externa. Una vez que se aprueba la entrada, el sistema emitirá una credencial que identifica al visitante, la fecha y el propósito de la visita.

¿Qué pasa si paso a dejarle a mi hijo, la tarea o el almuerzo? ¿Todavía necesito registrarme?

La identificación de un visitante no es necesaria para aquellos que visitan nuestras escuelas para dejar un artículo en la oficina o recoger documentos. El nuevo proceso otorga acceso a la escuela más allá de la oficina principal.

¿Qué pasa si olvido mi identificación?

Si olvida su identificación, el administrador del edificio se reunirá con usted para crear un plan para su visita.

La seguridad de nuestros estudiantes es nuestra máxima prioridad. El nuevo sistema nos permite identificar a las personas que pueden presentar un peligro para los estudiantes.

Gracias por su comprensión y apoyo.